Далее, для плотного знакомства с возможностями и преимуществами сервиса
рекомендуем подготовить информацию по любому из уже завершенных
проектов (заказов), а именно:

• данные заказчика;
• данные по замерам, фото объекта «до и после» (если есть);
• данные по товарам, участвующим в проекте;
• данные по поставщикам товаров, участвующих в проекте;
• данные по услугам пошива;
• данные по поступлению оплат от заказчика;
• эскиз, ТЗ для швейного цеха (если есть);
• данные по сотрудникам, ведущим заказ (если есть).

Итак, приступим к созданию проекта.

Перейдем на страницу проектов, нажав "Проекты" и кнопкой "+" создадим новый проект.

Открывается рабочее пространство проекта.
Начнем с названия проекта, даты и номера. Номер проставляется атоматически, при необходимости его возможно изменить, дата автоматически устанавливется текущая, ее также можно поменять.
Название проекта вносится по желанию, это может быть адрес объекта, ФИО клиента или любая другая информация, которая поможет Вам быстро найти данный проект среди остальных.
Если название проекта не заполнять, то автоматически в название проекта попадает его номер.

При нажатии на кнопку "шестеренка" открывается окно настройки проектов, здесь мы выбираем тип цены, нашу организацию, дизайнера, салон, источник (откуда пришел клиент), можем установить курс валют и изменить проценты предоплаты. Первоначально проценты предоплаты устанавливаются в Личном кабинете-Настройки учета-Настройки проектов-Вкладка Предоплата.

Переходим на следующую вкладку "Объект".
Здесь будет собрана вся информация о помещении, для которого выполняется проект.
Если адрес объекта отличается от адреса клиента, на этой вкладке мы можем внести конккретно адрес объекта.
Отмечаем бегунком данные о замере и монтаже.
Можно добавить комнату, внести размеры и подгрузить фотографию комнаты, а после завершения проекта загрузить фотографию "ПОСЛЕ" с уже выполненными работами/изделиями.
После заполнения вкладки "Объект" также нажимаем "Сохранить".

Приступаем к выбору тканей для нашего будущего изделия, к добавлению товаров. Переходим на вкладку "Товары".

Добавление товара в проект возможно несколькими путями.
Рассмотрим первый вариант: добавление товара путем создания номенклатурной позиции непосредственно в проекте.
Этот путь подходит пользователям, еще не сформировавшим до конца свой справочник товаров.
Итак, нажимаем кнопку "Подбор", затем "Создать новый товар".

Приступаем к заполнению карточки товара.
Заполняем поля.
Обязательные для заполнения поля выделены пунктирной линией, при необходимости добавляем модификацию, цвет.
Подробнее о создании товара есть ролик по ссылке: Работа с товарами.
По завершении заполнения карточки товара нажимаем "Добавить новый товар".

Таким образом, мы добавили товар в проект. Ставим необходимое количество, метраж и приступаем к дальнейшему добавлению товаров.

С помощью кнопки "Подбор" также можно выполнить другой вариант добавления товара в Проект из справочника товара. Формирование справочника товара осуществляется с помощью импорта файла из Excel либо импорта прайсов поставщиков, которые уже есть в сервисе Aspiot.

Перейдем в раздел "Учет" - "Справочники" - "Товары", кнопка "Импорт" нам дает выбор загрузки своего прайса, подготовленного в шаблоне, либо загрузки прайса поставщика из сервиса Aspiot.

Для загрузки своего прайса необходимо предварительно скачать шаблон файла из сервиса Aspiot. А также есть краткая инструкция по заполнению каждого столбца.

Далее приступаем к заполнению шаблона.
Каждая строка файла - это будущая карточка товара.
Обязательные для заполнения поля указаны в инструкции.

После заполнения файла всеми необходимыми товарами сохраняем файл и загружаем его в сервис. Кнопкой "Выберете файл" добавляем созданный шаблон, затем нажимаем "Загрузить файл". Ниже проверяем соответствие колонок и нажимаем "Запустить импорт".

После завершения импорта выйдет соответствующая надпись, нажимаем "Перейти к списку".

Мы видим наши загруженные товары в справочнике сервиса Aspiot.

Теперь загрузим номенклатуру с ценами из прайса поставщика.
По кнопке "Импорт" выберем "Импорт прайсов поставщиков".

Пролистнув вниз, сможем увидеть весь список прайсов поставщиков.
Выберем, например, для загрузки прайс поставщика Bondy.

На странице поставщика можем в режиме просмотра увидеть цены в текущих коллекциях.

Для загрузки в свой справочник необходимо отметить галочками интересующие вас коллекции, установить скидку от цены прайса, установить наценку к закупочной цене для формирования продажной цены. Нажать "Сохранить поставщика" для сохранения настроек формирования закупочной и продажной цены. Нажать "Запустить импорт" для переноса товаров с свой справочник.

При загрузке прайсов в валюте нужно установить процент к курсу валют (к официальному курсу ЦБ), либо выбрать вариант формирования цены по произвольному (внутреннему) курсу.

Нажать "Сохранить поставщика" для сохранения настроек формирования закупочной и продажной цены. Нажать "Запустить импорт" для переноса товаров в свой справочник.

При загрузке прайсов в валюте нужно установить процент к курсу валют (к официальному курсу ЦБ), либо выбрать вариант формирования цены по произвольному (внутреннему) курсу для каждого типа цен для закупочной и для продажной.

После того, как появится сообщение "Импорт успешно завершен", нажимаем "Вернуться к списку", затем "Вернуться к списку товаров".

Таким образом формируется справочник товаров.

Справочник услуг формируется аналогичным образом.
Можем добавлять непосредственно в проекте или в справочнике услуг по одной услуге отдельно, или загрузить подготовленным файлом Excel.

Рассмотрим добавление услуг с помощью шаблона Excel.

Перейдем на страницу Справочника услуг. "Учет" - "Справочники" - "Услуги", нажмем кнопку "Импорт"-"Импорт из Excel".

Скачаем для заполнения шаблон Excel по кнопке "Скачать шаблон файла".

Заполним файл.

Заполненный файл добавим в сервис кнопкой "Выберите файл", затем "Загрузить файл".

Проверяем соответствие колонок и нажимаем "Запустить импорт".

После успешного завершения импорта услуг необходимо нажать "Перейти к списку".

Справочник услуг в сервисе Aspiot сформирован.

Рассмотрим добавление услуг непосредственно в проекте.

Перейдем в Проекте на вкладку "Услуги", кнопка "Подбор".

Открывается Справочник услуг, здесь же можем добавить новую услугу. Нажмем кнопку "Создать новую услугу".

Заполним карточку услуги. Нажмем "Создать услугу"
О детализации услуг доступно к просмотру видео: Детализация услуг

Таким образом мы добавили услугу в Справочник и одновременно в Проект.
Поставим необходимое нам количество и нажмем "Сохранить"

Если ваш клиент согласен с вами сотрудничать, с ним удалось договориться, самое время принять оплату/предоплату и подписать все необходимые на данном этапе документы.

Перейдем на вкладку "Платежи", заполним "Получить оплату", внесем сумму, выберем кассу/банк.
Далее необходимо нажать "Записать".

В левой части поля у нас создан документ поступления денежных средств, сохраним проект и перейдем на вкладку печать для подготовки печатных форм документов.

На вкладке "Печать" мы видим разделение печатных форм на системные шаблоны - это те, которые загружены у всех пользователей по умолчанию; и свои шаблоны - это те, которые вы можете самостоятельно подгрузить в сервис Aspiot.
Как это сделать описано в видео: Создание и добавление шаблона документа.
Нижний блок предусмотрен для прикрепления к проекту каких-либо сканов документов.

Выберем по очереди системный шаблон договора и коммерческого предложения.

Печатную форму документа можем сохранить на компьютер в форматах pdf и docx, отправить сразу на печать, либо направить на электронную почту клиенту (для этого потребуется настроить интеграцию с почтой): Настройка интеграции с Email.

Теперь мы можем поменять статус Проекта с "Первичный контакт" на "Договор" или сразу перейти к "Заказу материала". При необходимости можно редактировать или добавлять свои наименования этапов проекта. Для этого необходимо в раскрывающемся меню выбрать соответствующие команды "Редактировать список" или "Добавить свой вариант".

Перейдем на вкладку "Заказы", кнопка "Создать", далее заказ поставщику. Заказы создаем по каждому поставщику отдельно.

Заказ поставщику откроется в новой вкладке, перейдем в "Товары", проверим заполнение и нажмем "Сохранить".
После сохранения вернемся в "Основное".

Заполним бланк заказа поставщику, сохраним, нажмем "Просмотр".

Для отправки заказа поставщику напрямую из сервиса Aspiot потребуется настроить интеграцию с почтой: Настройка интеграции с Email.

А также в карточке поставщика должен быть заполнен электронный адрес и привязан бланк заказа. Как это сделать, подробно описано в видео: Добавление бланка заказа поставщику, отправка заказа.

Для отправки заказа нажмем кнопку "Отправить поставщику".
На основании документа "Заказ поставщику" формируются:

• документ Поступления товаров (при фактическом поступлении товара на Ваш склад/салон);
• документ Списание денежных средств (при осуществлении оплаты поставщику).

Подробнее о поступлении товаров: Видео-инструкция о поступлении товара.
Подробнее о заказе поставщику, документах поступления товара и списания денежных средств: Посмотреть видео-инструкцию

Вернемся в Проект. Теперь на вкладке "Заказы" мы видим созданный заказ поставщику.
По кнопке "Анализ заказов поставщику" можем отслеживать поступление товара.

Нажмем "Сохранить" и перейдем к следующей вкладке "ТЗ".

Примем доплату от клиента по алгоритму, описанному выше, поменяем статус Проекта на "Изготовление".
На вкладке "ТЗ" напишем техническое задание для швейного цеха и монтажников, нажмем "Сохранить".

Перейдем на вкладку "Работы". Здесь необходимо выбрать исполнителя (сотрудника, который будет выполнять работу), установить даты приема ткани в работу и необходимую дату завершения.

Для выбора исполнителя нам необходимо добавить сотрудников в справочник "Сотрудники".

Перейдем в справочник "Сотрудники": "Учет" - "Справочники" - "Сотрудники".

Для добавления сотрудника воспользуемся кнопкой "Добавить нового сотрудника".

Сотрудники в сервисе Aspiot подразделяются на две категории:
1. Сотрудники, не работающие в сервисе.
Для них карточка сотрудника выглядит следующим образом:

2. Сотрудники, работающие в сервисе Aspiot.
Для них необходима лицензия. Информация о доступных и задействованных лицензиях отображается на странице справочника Сотрудников согласно используемому тарифу.

Карточка сотрудника, работающего в сервисе Aspiot, выглядит следующим образом:

Необходимо заполнить вкладку "Основное".
Настройка доступов подробно рассмотрена в видео: Настройка доступов сотруднику.

К вкладкам "Начисление ЗП" и "Премия" можем вернуться позже. На данном этапе для завершения проекта они нам не важны. Подробное описание по начислению ЗП и премии доступно в видео: Начисление ЗП

Внесем стоимость выполнения услуги на вкладке "Стоимость услуг" кнопкой "Добавить".

Найдем с помощью поисковой строки нужную нам услугу, установим дату. Дата должна быть не позднее даты создания проекта. Введем стоимость услуги и нажмем кнопку "Установить"

Теперь вернемся в наш проект и установим Исполнителя услуги в нашем проекте.
Переходим на вкладку "Работы" в проекте, разворачиваем список сотрудников, отмечаем галочкой.
Стоимость услуги для сотрудников проставится автоматически, т.к. мы заполнили ее в карточке сотрудника.

Необходимо заполнить дату приема в работу, дату выполнения. Переведем проект на этап "Изготовление", нажмем "Сохранить".

В процессе выполнения заказа клиента могут возникнуть дополнительные расходы, которые не учтены при составлении сметы по проекту и не озвучены покупателю.
Если условия договора не позволяют повысить стоимость проекта на данную сумму, мы можем учесть данный расход в себестоимости проекта. При этом стоимость по договору останется прежняя.

Покажем наглядно.
Для добавления затрат по проекту необходимо перейти на вкладку "Платежи", нажать кнопку "Добавить расходы по проекту". Откроется окно документа "Списание денежных средств".

Внесем необходимую сумму и нажмем "Сохранить".
Вернемся в Проект на вкладку "Платежи", нажмем "Сохранить" в проекте и увидим добавленный расход.

После выполнения работы ставим галочку "Выполнено", при необходимости корректируем дату выполнения работы.
Теперь можем перевести проект на этап "Монтаж", если он запланирован, либо завершить проект.

Дата завершения установится автоматически текущая, ее возможно откорректировать.
Нажмем "Сохранить".

Наш проект успешно завершен!

Для наиболее эффективного взаимодействия с сотрудниками по ведению проекта клиента (отслеживания этапов работы, простановки текущих задач, контроля их исполнения и возможности оперативного обсуждения и решения деталей заказа) вы можете воспользоваться вкладками "События" и "Чаты".
Подробная информация по использованию данных функций в видеороликах:
Ведение проекта - задачи, календарь, события;
Ведение проекта- чаты.

Теперь сможем проанализировать результат, прибыльность проекта.

Для оценки прибыльности сформируем отчет "Продажи и проекты". Перейдем "Отчеты"- "Продажи и проекты".

Можно воспользоваться фильтром для получения более детального анализа проделанной работы.
В качестве примера сделаем отбор по одному клиенту и по дате завершения проекта.
Фильтр по датам разворачивается при нажатии на кнопку "Даты", здесь можем выбрать по дате создания документа, по дате завершения проекта, либо по дате сдачи.

Нажмем кнопку "✅" для формирования отчета.

Проанализируем отчет, полученные данные.
В отчете есть возможность развернуть и посмотреть подробнее каждую часть отчета на кнопку "+".

Поздравляем!

Первый проект успешно завершен и проанализирован!
Скрин отчета "Продажи и проекты" необходимо отправить куратору в личные сообщения.

Полный список отчетов содержится в разделе "Учет"-"Отчеты".


С ними Вы сможете ознакомиться самостоятельно.

В разделе "Обучение" Вы найдете много полезных и подробных видеороликов.

Если у Вас остались вопросы по ведению проектов и автоматизации учета,
вы можете ознакомиться с обучающими роликами или задать вопрос
нашим специалистам, через кнопку «Поддержка» на сайте.