Создание проекта

в ASPIOT CRM и Учет


Только что Вы сделали первый шаг к успешному ведению бизнеса.

ASPIOT – это сервис для ведения проектов и управленческого учета.

Он полностью готов к работе.


Для успешного начала работы в сервисе рекомендуем заполнить раздел
личного кабинета «Юридические данные».
Они необходимы для формирования договора,
счета на оплату заказчику.


Далее, для плотного знакомства с возможностями и преимуществами сервиса
рекомендуем подготовить информацию по любому из уже завершенных
проектов (заказов), а именно:
  • данные заказчика;
  • данные по замерам, фото объекта «до и после» (если есть);
  • данные по товарам, участвующим в проекте;
  • данные по поставщикам товаров, участвующих в проекте;
  • данные по услугам пошива;
  • данные по поступлению оплат от заказчика;
  • эскиз, ТЗ для швейного цеха (если есть);
  • данные по сотрудникам, ведущим заказ (если есть).

Итак, приступим к созданию проекта.

Перейдем на страницу проектов, нажав "Проекты" и кнопкой "+" создадим новый проект.
Создание проекта в сервисе ASPIOT CRM и Учет.
Открывается рабочее пространство проекта.
Начнем с названия проекта, даты и номера. Номер проставляется атоматически, при необходимости его возможно изменить, дата автоматически устанавливется текущая, ее также можно поменять.
Название проекта вносится по желанию, это может быть адрес объекта, ФИО клиента или любая другая информация, которая поможет Вам найти быстро найти данный проект среди остальных.
Если название проекта не заполнять, то автоматически в название проекта попадает его номер.

При нажатии на кнопку "шестеренка", открывается окно настройки проектов, здесь мы выбираем тип цены, нашу организацию, дизайнера, салон, источник (откуда пришел клиент), можем установить курс валют и дату сдачи проекта.

Кнопкой "Новый клиент" вносим данные клиента, создается карточка на клиента.

При уже созданном ранее клиенте пользуемся кнопкой "Выбрать клиента".
Заполняем данные клиенту, на примере рассмотрен тип "Физическое лицо", также возможно выбрать "Индивидуальный предприниматель", "Юридическое лицо".
При смене типа клиента состав полей для заполнения изменится.

После внесения данных клиента нажимаем кнопку "Сохранить".
Переходим на следующую вкладку "Объект".
Здесь будет собрана вся информация о помещении, для которого выполняется проект.
Если адрес объекта отличается от адреса клиента, на этой вкладке мы можем внести конккретно адрес объекта.
Отмечаем бегунком данные о замере и монтаже.
Можно добавить комнату, внести размеры и подгрузить фотографию комнаты, а после завершения проекта, загрузить фотографию "ПОСЛЕ" с уже выполненными работами/изделиями.
После заполнения вкладки "Объект" также нажимаем "Сохранить".

Приступаем к выбору тканей для нашего будущего изделия, к добавлению товаров. Переходим на вкладку "Товары".

Добавление товара в проект возможно несколькими путями.
Рассмотрим первый вариант: добавление товара путем создания номенклатурной позиции непосредственно в проекте.
Этот путь подходит пользователям еще не сформировавщим до конца свой справочник товаров.
Итак, нажимаем кнопку "Подбор", затем "Создать новый товар".

Приступаем к заполнению карточки товара.
Заполняем поля.
Обязательные для заполнения поля выделены пунктирной линией, при необходимости добавляем модификацию, цвет.
Подробнее о создании товара есть ролик по ссылке: Работа с товарами
По завершению заполнения карточки товара нажимаем "Добавить новый товар".

Таким образом, мы добавили товар в проект. Ставим необходимое количество, метраж и приступаем к дальнейшему добавлению товаров.

Кнопкой "Подбор" также происходит добавление товара в Проект из справочника товара. Формирование справочника товара осуществляется с помощью импорта файла из Excel, либо импорт прайсов поставщиков, которые уже есть в сервисе Aspiot.

Перейдем в раздел "Учет" - "Справочники" - "Товары", кнопка "Импорт" нам дает выбор загрузки своего прайса, подготовленного в шаблоне, либо загрузки прайса поставщика из сервиса Aspiot.

Необходимо заполнить шаблон файла.
Каждая строка файла-это будущая карточка товара.
Обязательные для заполнения поля выделены красным цветом.
После заполнения файла всеми необходимыми товарами, сохраняем файл и загружаем его в сервис.

Кнопкой "Выберете файл" выбираем файл, затем нажимаем "Загрузить файл", ниже проверяем соответствие колонок и нажимаем "Запустить импорт".

После завершения импорта выйдет соответствующая надпись, нажимаем "Перейти к списку".

Мы видим наши загруженные товары в справочнике сервиса Aspiot.

Теперь загрузим номенклатуру с ценами из прайса поставщика.
По кнопке "Импорт" выберем "Импорт прайсов поставщиков".


Пролистнув вниз сможем увидеть весь список прайсов поставщиков.
Выберем, например, для загрузки прайс поставщика Bondy.

На странице поставщика можем в режиме просмотра посмотреть цены в текущих коллекциях.

Для загрузки в свой справочник необходимо отметить галочками коллекции, которые требуется загрузить к себе в справочник, установить скидку от цены прайса, установить наценку к закупочной цене для формирования продажной цены.

Нажать на кнопку "Импорт".

После того, как появится сообщение "Импорт успешно завершен", нажимаем "Вернуться к списку", затем "Вернуться к списку товаров".


Таким образом формируется справочник товаров.

Справочник услуг формируется аналогичным образом.
Можем добавлять непосредственно в проекте либо в справочнике услуг по одной услуге отдельно, или загрузить подготовленным файлом Excel.

Рассмотрим добавление услуг с помощью шаблона Excel.

Перейдем на страницу Справочника услуг. Учет-Справочники-Услуги, нажмем кнопку "Импорт"-"Импорт из Excel".

Скачаем для заполнения шаблон Excel по кнопке "Скачать шаблон файла".

Заполним файл.

Заполненный файл добавим в сервис кнопкой "Выбрите файл", затем "Загрузить файл".


Проверяем соответствие колонок и нажимаем "Запустить импорт".


После успешного завершения импорта услуг необходимо нажать "Перейти к списку".
Справочник услуг в сервисе Aspiot сформирован.

Рассмотрим добавление услуг непосредственно в проекте.

Перейдем в Проекте на вкладку "Услуги", кнопка "Подбор".

Открывается Справочник услуг, здесь же можем добавить новую услугу. Нажмем кнопку "Создать новую услугу".

Заполним карточку услуги. Нажмем "Создать услугу"
О детализации услуг доступно к просмотру видео: Детализация услуг

Таким образом мы добавили услугу в Справочник и одновременно в Проект.
Поставим необходимое нам количество и нажмем "Сохранить"

Если ваш клиент согласен с вами сотрудничать, с ним удалось договориться - самое время принять оплату/предоплату и подписать все необходимые на данном этапе документы.

Перейдем на вкладку "Платежи", заполним "Получить оплату", внесем сумму, выберем кассу/банк.
Далее необходимо нажать "Записать".

В левой части поля у нас создан документ поступления денежных средств, сохраним проект и перейдем на вкладку печать для подготовки печатных форм документов.

На вкладке "Печать" мы видим разделение печатных форм на системные шаблоны - это те, которые загружены у всех пользователей по умолчанию; и свои шаблоны - это те, которые вы можете самостоятельно подгрузить в сервис Aspiot.
Как это сделать описано в видео: Создание и добавление шаблона документа.
Нижний блок предусмотрен для прикрепления к проекту каких-либо сканов документов.

Выберем по очереди системный шаблон договора и коммерческого предложения.

Печатную форму документа можем сохранить на компьютер в форматах pdf и docx, отправить сразу на печать, либо направить на электронную почту клиенту.

Теперь мы можем поменять статус Проекта с "Первичный контакт" на "Договор" или сразу перейти к "Заказу материала".

Перейдем на вкладку "Заказы", кнопка "Создать", далее заказ поставщику. Заказы создаем по каждому поставщику отдельно.

Заказ поставщику откроется в новой вкладке, перейдем в "Товары", проверим заполнение и нажмем "Сохранить".
После сохранения вернемся в "Основное".

Заполним бланк заказа поставщику, нажмем "Просмотр".

Для отправки заказа поставщику напрямую из сервиса Aspiot потребуется настроить интеграцию с почтой, как это сделать, можно изучить по ссылке: Настройка интеграции с Email.

А также в карточке поставщика должен быть заполнен электронный адрес и привязан бланк заказа. Как это сделать, подробно описано в видео: Добавление бланка заказа поставщику, отправка заказа.

Для отправки заказа нажмем кнопку "Отправить поставщику".
На основании документа Заказ поставщику формируются документы Поступления товаров (при фактическом поступлении товара на Ваш склад/салон) и Списание денежных средств (при осуществлении оплаты поставщику).

Подробнее о Поступлении товаров: Видео-инструкция о поступлении товара.
Подробнее о заказе поставщику и документах поступления товара и списания денежных средств: Посмотреть видео-инструкцию
Вернемся в Проект. Теперь на вкладке Заказы, мы видим созданный заказ поставщику.
По кнопке "Анализ заказов поставщику" можем отслеживать поступление товара.

Нажмем сохранить и перейдем к следующей вкладке "ТЗ".
Примем доплату от клиента по алгоритму описанному выше, поменяем статус Проекта на "Изготовление".
На вкладке "ТЗ" напишем тех.задание для швейного цеха и монтажников, нажмем сохранить.

Перейдем на вкладку "Работы", здесь необходимо выбрать исполнителя, сотрудника, который будет выполнять работу, установить даты приема ткани в работу и необходимую дату завершения.

Для выбора исполнителя нам необходимо добавить сотрудников в справочник "Сотрудники".

Перейдем в справочник "Сотрудники" Учет-Справочники-Сотрудники.

Для добавления сотрудника воспользуемся кнопкой "Добавить нового сотрудника".

Сотрудники в сервисе Aspiot подразделяются на две категории:
1. Сотрудники, не работающие в сервисе. Для них карточка сотрудника выглядит следующим образом:

Сотрудники, работающие в сервисе Aspiot.
Для них необходима лицензия. Информация о доступных и задействованных лицензиях отображается на странице справочника Сотрудников согласно используемого тарифа.

Карточка сотрудника, работающего в сервисе Aspiot выглядит следующим образом:

Необходимо заполнить вкладку основное.
Настройка Доступов подробно рассмотрена в видео: Настройка доступов сотруднику.

Ко вкладкам "Начисление ЗП" и "Премия" можем вернуться позже, на данном этапе для завершения проекта они нам не важны. Подробное описание по начислению ЗП и премии доступно в видео: Начисление ЗП

Внесем стоимость выполнения услуги на вкладке "Стоимость услуг" кнопкой "Добавить"

Найдем с помощью поисковой строки нужную нам услугу, установим дату. Дата должна быть ранее или равна дате создания проекта. Введем стоимость услуги и нажемем кнопку "Установить"

Теперь вернемся в наш проект и установим Исполнителя услуги в нашем проекте.
Переходим на вкладку "Работы" в проекте, разворачиваем список сотрудников, отмечаем галочкой.
Стоимость услуги, которую мы заплатим сотруднику за выполнение данной услуги проставится автоматически, т.к. мы заполнили ее в карточке сотрудника.

Необходимо заполнить дату приема в работу, дату выполнения. Переведем проект на этап "Изготовление", нажмем "Сохранить".

В процессе выполнения заказа клиента могут возникнуть расходы, которые не учли при составлении сметы по проекту и не озвучили своему покупателю.
Если условия договора не позволяют повысить стоимость проекта на данную сумму, мы можем учесть данный расход в себестоимости проекта. При этом стоимость по договору останется прежняя.

Покажем наглядно.
Для добавления затрат по проекту необходимо перейти на вкладку "Платежи", нажать кнопку "Добавить расходы по проекту". Откроется окно документа "Списание денежных средств".

Внесем необходимую сумму и нажмем "Сохранить".
Вернемся в Проект на вкладку "Платежи", нажмем "Сохранить" в проекте и увидим добавленный расход.

После выполнения работы ставим галочку "Выполнено", при необходимости корректируем дату выполнения работы.
Теперь можем перевести проект на этап Монтаж, если он запланирован, либо завершить проект.
Дата завершения установится автоматически текущая, ее возможно откорректировать.
Нажмем "Сохранить".

Наш проект успешно завершен!

Теперь сможем проанализировать результат, прибыльность проекта.

Для оценки прибыльности сформируем отчет "Продажи и проекты". Перейдем "Отчеты"- "Продажи и проекты".

В отчете есть множество фильтров, которыми можно пользоваться исходя из запроса и цели формирования отчета. В данном случае сделаем отбор по одному клиенту и по дате завершения проекта.
Фильтр по датам разворачивается при нажатии на кнопку "Даты", здесь можем выбрать по дате создания документа, по дате завершения проекта, либо по дате сдачи.

Нажмем кнопку "✅" для формирования отчета.

Проанализируем отчет, полученные данные.
В отчете есть возможность развернуть и посмотреть подробнее каждую часть отчета на кнопку "+".

Поздравляем!

Первый проект успешно завершен и проанализирован!

Полный список отчетов содержится в разделе "Учет"-"Отчеты".


С ними Вы сможете ознакомиться самостоятельно.
В разделе "Обучение" Вы найдете много полезных и подробных видеороликов.

Если у Вас остались вопросы по ведению проектов и автоматизации учета,
вы можете ознакомиться с обучающими роликами или задать вопрос
нашим специалистам, через кнопку «Поддержка» на сайте.

С ASPIOT вы будете заниматься любимым делом, а бизнес всегда будет под контролем!
Made on
Tilda